So erstellen Sie eine Balanced Scorecard

Die 6 Phasen der Einführung einer Balanced Scorecard

Es gibt seit der Erfindung der BSC unendlich viele Weiterentwicklungen und Veränderungen. Daher kann man nicht ein System als das einzig Richtige benennen. Im Grunde aber laufen immer dieselben Schritte nacheinander ab die hier etwas genauer dargestellt werden sollen.

Konzeption

Hier stellt man sich die elementare Frage, ob das Unternehmen wirklich bereit ist für die Einführung einer BSC.  Gibt es beispielsweise inhaltliche Gründe, warum man die BSC nicht einführen sollte. Bestehen zeitliche Konflikte, die gegen eine baldige Einführung sprechen oder gibt es menschliche Faktoren, die eine Einführung unmöglich machen?

Am Ende der Konzeptionsphase sollten Sie die wichtigsten fünf Ziele aufschreiben, die Sie mit der BSC erreichen wollen und eine groben Vorgehensplan und Zeitplan erstellt haben. Personen und Rollen können schon zugeteilt werden und die zeitliche Planung der Strategiephase sollte hier erfolgen. Gegebenenfalls können Sie hier schon einen externen Berater zuziehen.

Strategie

Am Ende dieser Phase werden Sie die Mission Ihres Unternehmens erarbeitet und Werte definiert haben. Sie verfügen über einer Unternehmensvision und einer Strategie. Sie lernen die Ziele ihres Unternehmens kennen. Dies ist eine sehr wichtige Phase für Ihre Unternehmen.

Nun finden Workshops statt, es wird viel diskutiert und kommuniziert. Die Kaskade der Kausalität muss eingehalten werden, das heißt die BSC ist das Bindeglied zwischen Missionen, Werten, Visionen, Strategie und dem Tagesgeschäft.

Planen Sie immer genügend Zeit für Ihre Workshops ein, hier hilft nicht Geschwindigkeit, sondern Kreativität und Mut zu Neuem.

Als erstes erstellen Sie die Mission.  Sie zeigt an, wie Ihre Kunden und Partner Sie sehen. Hier legen Sie fest, wie Sie von außen wahrgenommen werden möchten. Generieren Sie zur Vereinfachung Fragen:

• Wer wollen wir sein?
• Was verkaufen wir?
• Wie wollen wir sein?

Die Formulierung einer Vision kann lange dauern, denn es geht um viel. Schreiben Sie die Vision nieder und sorgen Sie dafür, dass alle die daran mitgewirkt haben unterschreiben! Das schafft Verbindlichkeit. Setzen Sie Kennzahlen dahinter – messbar sein ist wichtig. Was bedeutet es das beste Famiienhotel zu sein? Welche Kennzahl drückt die Zielerreichung aus?

Machen Sie nun wieder eine Pause, bevor es zur eigentlichen Strategie übergeht.

Arbeiten Sie jetzt weiter an der Strategie. Wie ist die Vision strategisch umzusetzen? Was wird dafür benötigt?
Dabei hilfreich kann eine SWOT – Analyse sein, denn Sie müssen sich Ihrer Möglichkeiten und der Grenzen bewusst sein. Die SWOT Analyse ist ein Stärken- Schwächen Profil.

S = Strengths (Stärken)
W = WEAKNESSES (Schwächen)
O = Opportunities (Möglichkeiten)
T = Threats (Gefahren)

Stellen Sie für alle 4 Bereiche eine Tafel zur Verfügung und lasse Sie viele Ideen und Einflüsse auf die Tafeln schreiben.

Schließlich sollten Sie Ideen ausarbeiten, wie Sie:

• Stärken ausbauen
• Schwächen reduzieren oder entfernen
• Möglichkeiten erkennen und nutzen
• Bedrohungen und Risiken vermeiden

Die Mission soll einen Leitsatz ergeben, der im Langzeitgedächtnis unserer Kunden abgespeichert wird.

Danach folgen die Werte. Werte formulieren das, was Ihnen und Ihren Mitarbeitern wichtig ist. Versuchen Sie in wenigen Punkten gemeinsam die wichtigsten Werte zu formulieren. Auch hier können Sie wieder Fragen anwenden:

• Welche Werte des Unternehmens wollen wir erhalten – wie heben wir uns ab?
• Welche Werte sollen im Unternehmen gelebt werden, um einen Erfolg zu erzielen?
• Welche Werte sind hilfreich, um uns im Veränderungsprozess zu unterstützen?

Bringen Sie alles zu Papier – und schreiben Sie viel und bunt. Auch Zeichnungen helfen.

Dann folgt ein zweiter Workshop – lassen Sie etwas Zeit verstreichen – mit der Formulierung der Vision. Diese Vision ist für Sie und Ihre Mitarbeiter bestimmt.  Es sagt, wo Sie sich zukünftig auf dem Markt befinden möchten und ist wichtig als Strategieweg.

Was möchten Sie erreichen? Auch hier können wieder folgende Fragen hilfreich sein:

• Wie bleiben wir am Markt präsent?
• Was möchten wir erreichen – und was sind wir bereit dafür zu tun?
• Welche Ziele sind realistisch?

Hier können Sie folgende Faktoren berücksichtigen:

• Megatrends und Zukunftstrends
• Wo wollen Sie in Zukunft stehen, welche Marktposition wollen Sie einnehmen?
• Was macht das Unternehmen aus?
• Welches Wertesystem bestimmt das Unternehmen?

Der Zeithorizont einer Vision sollte ungefähr bei 5 Jahren bis max. 10 Jahren liegen. Er sollte ußerdem realistisch und wichtig „messbar“ sein.

Die Formulierung einer Vision kann lange dauern, denn es geht um viel. Schreiben Sie die Vision nieder und sorgen Sie dafür, dass alle die daran mitgewirkt haben unterschreiben! Das schafft Verbindlichkeit. Setzen Sie Kennzahlen dahinter – messbar sein ist wichtig.

Machen Sie nun wieder eine Pause, bevor es zur eigentlichen Strategie übergeht.

Arbeiten Sie jetzt weiter an der Strategie. Wie ist die Vision strategisch umzusetzen? Was wird dafür benötigt?
Dabei hilfreich kann eine SWOT – Analyse sein, denn Sie müssen sich Ihrer Möglichkeiten und der Grenzen bewusst sein. Die SWOT Analyse ist ein Stärken- Schwächen Profil.

S = Strengths (Stärken)
W = WEAKNESSES (Schwächen)
O = Opportunities (Möglichkeiten)
T = Threats (Gefahren)

Stellen Sie für alle 4 Bereiche eine Tafel zur Verfügung und lasse Sie viele Ideen und Einflüsse auf die Tafeln schreiben.

Schließlich sollten Sie Ideen ausarbeiten, wie Sie:

• Stärken ausbauen
• Schwächen reduzieren oder entfernen
• Möglichkeiten erkennen und nutzen
• Bedrohungen und Risiken vermeiden

Finden Sie maximal 4 strategische Richtungen, Sie bilden die Grundlage für die operative Umsetzung, die anschließend weiter konkretisiert wird.

Beispiele dafür könnten sein

1. Wir wollen eine Qualitätsmarke aufbauen im Bereich Familienhotel
2. Außerdem unsere Servicequalität steigern
3. Dazu möchten wir die günstigsten Anbieter am Markt sein
4. Und, die besten Mitarbeiter beschäftigen
5. Usw

Achten Sie darauf, dass die strategische Richtung zu Ihrer Vision passt – TOP DOWN ist allezeit in der Balanced Scorecard Erstellung nötig.
Kümmern Sie sich noch um die Dokumentation (möglichst viele visuelle Elemente), die detaillierte Planung der nächsten Phase und die Kommunikation der Ergebnisse.

Legen Sie wieder eine Pause von mehreren Tagen ein.

Scorecarding

Hier wird jetzt endlich die Balanced Scorecard erstellt. Bitte denken Sie daran, dass Sie mit der BSC auch eine Veränderung einleiten – Sie entwickeln erstmals mit den Führungskräften gemeinsam Ziele und Maßnahmen und setzen diese um. Das bedarf Zeit.

Die 4 Aspekte der BSC müssen nicht mit denselben Personen behandelt werden. Beispielsweise ist die Finanzperspektive sicherlich eher im Bereich Chef und Geschäftsführung sowie eventuell Rezeption angesiedelt. Der Kundenbereich umfasst eher die MA, die mit Kunden zu tun haben.

Gehen Sie hier schrittweise vor und erklären Sie zuerst den Ablauf. Erarbeiten Sie Ziele in den einzelnen Bereichen, Maßnahmen zur Umsetzung, Kennzahlen für die Messung der Ziele, sowie die Zielwerte.

20 Ziele sind mehr als genug – zu Beginn sollten Sie sich besser nur mit 16 Zielen auseinandersetzen.

Twenty is plenty!

Bitte bedenken Sie bei der Ausarbeitung der Ziele, dass Sie nicht komplett sein müssen. Sie konzentrieren sich hier auf eine mögliche Richtung – eine Vollständigkeit der Möglichkeiten wird hier nicht gegeben sein und soll es auch nicht. Die BSC dient ja nur zur Annäherung an das Ziel und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Alleine die Tatsache, dass Sie nun alle in diesselbe Richtung arbeiten, wird Ihr Team anspornen und zum Erfolg verhelfen, sofern Sie alle Spielregeln einhalten, die zu guter Kommunikation beitragen.

20 Ziele sind mehr als genug!!!!!!!!! Je kleiner das Unternehmen, desto weniger Ziele sollten Sie setzen. Ansonsten ist die Umsetzung gefährdet. Lieber wenige Ziele, perfekt ausarbeiten.

Sie können als Visualisierung das ganze System in Form eines Hauses aufbauen, mit der Vision, ganz oben und dann etagenweise die Perspektiven und zimmerweise die strategischen Richtungen eintragen. Somit entsteht ein besserer Überblick.

Nachdem dieses „Zielhaus“ nun steht, folgen anschließend nur noch die strategische Landkarte und die Balanced Scorecard selbst.

Die strategische Landkarte stellt die Zusammenhänge zwischen den Zielen der BSC dar. Sie ist ein Kommunikationsinstrument und muss einfach verständlichgestaltet werden. Verbinden Sie die einzelnen Ziele so miteinander, dass man die Zusammenhänge erkennt und immer nur ein Ziel mit einem Ziel von unten nach oben. So ist es leichter erklärbar.

Anhand dieser Landkarte kann man nochmals die Richtigkeit der Ziele und deren Ausgewogenheit prüfen. Anschließend wird die Landkarte beschlossen.

Die eigentliche Balanced Scorecsard enthält zunächst nur die wichtigsten Arbeitsergebnisse anhand von Texten. Hier werden pro Perspektive das Ziel, die Maßnahmen für die Zielerfüllung, die Kennzahlen und Zielwerte festgehalten. Denkbar wäre hier der Einsatz eines Kalenders. So kann man mehrere Perioden mit den Soll- und Istwerten erfassen.

Anschließend folgen
die Dokumentation, die detaillierte Planung der nächsten Projektphase und die Präsentation der Ergebnisse an die Mitarbeiter.

Projektdefinition

Der nächste Schritt ist die exakte Planung, wer was bis wann macht, denn ansonsten bleibt eine Idee nur eine Idee. Dafür sollten Sie nicht zu viel Zeit benötigen. In dieser Phase könnte sonst die Einführung an Geschwindigkeit verlieren. Die Motivation und Aufmerksamkeit sollten hier nicht abflauen.

Anhand der Landkarte können Sie Projekte bündeln und einem Team zuordnen bzw. einer verantwortlichen Person. Besser wäre ein Team, falls ein solches zur Verfügung steht.

Ein Projekt könnte so aussehen:
Serviceschulungen für Kundenbegeisterungen
Verbesserung der Qualität beim Frühstücksbuffet
Anzahl der Kundenbeschwerden verhindern

Setzen Sie das Projekt fest mit: Projektleiter, Inhalt, Zeit, Ressourcen, Meilensteine.
Starten Sie das Projekt mit einer kleinen Kick- Off -Veranstaltung.

Anschließend folgt:
Dokumentation
detaillierte Planung für die nächste Phase
Kommunikation der Ergebnisse

Umsetzung

Hier werden die Strategien in Handlungen umgesetzt. Es werden die besprochenen Handlungen durchgeführt oder es wird geklärt, wie sie zukünftig in das Tagesgeschäft eingebaut werden. Der Veränderungsprozess erreicht hier alle Mitarbeiter und wird gemeinsam umgesetzt.

Der Prozess sollte folgendermaßen aufgebaut werden:

• Projektarbeit
• Lenkung
• Unterstützung bei Krisen

In der Projektarbeit werden Maßnahmen umgesetzt. Bei der Lenkung steuert der Verantwortliche die Arbeit bei regelmäßigen Treffen und Überprüfungen. Die Ergebnisse werden in die BSC eingetragen. In der Krisenunterstützung werden Rückschläge gezielt untersucht und die Umsetzenden unterstützt.

Man kann davon ausgehen, dass für die Umsetzung ca. 2 – 4 Monate in Anspruch genommen werden. Bis dahin sollten alle Projekte umgesetzt sein.

Anschließend folgt wieder

Dokumentation
Planung der Lernphase
Kommunikation der Ergebnisse an alle Mitarbeiter

Lernen

In der Lernphase findet die Verankerung im Unternehmen statt, auch Messungen sowie Steuerungen werden vorgenommen. Meist dauert diese Phase ein Jahr, die Überarbeitung kann aber vierteljährlich oder halbjährlich vorgenommen werden, falls eines der Ziele nicht den gewünschten Effekt erreicht hat.

Es kann durchaus sein, dass in dieser Phase Stimmen laut werden, die in der BSC nur zusätzliche Arbeit sehen, aber keine Verbesserung.  Versuchen Sie allen Kritikern klar zu machen, dass die BSC ein kontinuierlicher Prozess ist und sich binden Sie vermehrt in sinnvolle Aufgaben ein.

Am Ende der Lernphase sollten Sie eine stabile BSC haben und können am Jahresende die Messung veröffentlichen und kommunizieren. Machen Sie keine Beschönigungen und gestalten Sie bei Nichterreichung die Folgeperiode realistischer.

Gratulation zur Einführung der Balanced Scorecard in Ihr Unternehmen!