Immer wieder hört man die Stimmen von Vorgesetzten und den Chefs: Die Zeit reicht einfach nicht aus, um alle Arbeiten zu erledigen die vor mir liegen!

Kann es sein, dass alle diese Führungskräfte einfach die Kunst des Delegierens nicht beherrschen? Es gibt mehrere Gründe, warum man sich als Führungskraft gegen das Delegieren entscheidet.
Hier einige davon:

  • Es ist einfach zu anstrengend, diese komplizierte Aufgabe jemandem zu übertragen.
  • Die Zeit, die man benötigt, andere Personen anzuweisen, existiert einfach nicht – kurz gesagt, wenn ich das selber mache, bin ich schneller
  • Ich habe niemanden im Team, der zu dieser Aufgabe fähig wäre.
  • Die Mitarbeiter sind alle schon total überfordert – denen kann ich nicht noch mehr Arbeit aufhalsen.
  • Ich habe das versucht mit dem Delegieren, aber das funktioniert einfach nich

Die meisten dieser Gründe, lassen mangelndes Vertrauen in die Mitarbeiter erkennen.

Aus anderen kann man herauslesen, dass sich die Führungskraft selbst zu wichtig nimmt – keiner außer mir ist zu dieser Aufgabe in der Lage.

Aber wie bitte soll sich ein Mitarbeiter ohne Herausforderung weiter entwickeln können?
Was wäre, wenn Sie selbst niemals die Chance zur Weiterentwicklung bekommen hätten?

Eine gute Führungskraft muss loslassen können und Entscheidungen treffen. Eine gute Führungskraft lässt gerne gute Mitarbeiter auch an sich vorbeiziehen, wenn Sie Aufgaben besser beherrschen als die Führungskraft selbst.

Eines ist klar, wenn Sie nicht oder zu wenig Delegieren, so fehlt Ihnen als Führungskraft die Zeit, wichtige Führungsaufgaben zu erledigen. Also diese Entscheidungen und Aufgaben zu machen, die wirklich nur der Führungskraft zustehen.

Verstehen Sie mich nicht falsch: Vielleicht gibt es momentan wirklich nicht den Mitarbeiter, den Sie benötigen, oder die Aufgabe ist wirklich zu kompliziert. Aber wenn Sie nicht lernen zu delegieren, werden Sie ständig unter Druck arbeiten und keine Zeit mehr für die wirklich wichtigen Führungsaufgaben haben. Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine Chance und haben Sie Vertrauen in deren Können. Nur so gelingt es Ihnen, sich etwas frei zu spielen und Ihre wirklichen Aufgaben zu managen.

Das grundlegende Geheimnis der Kunst des Managens, besteht im deligieren

Cyril Northcote Parkinson

Damit Ihnen das in Zukunft vielleicht etwas besser gelingen kann, hier einige Tipps dazu:

1. Tipp: WWW

Hier meine ich nicht das World Wide Web sondern; Wer macht Was bis Wann? Eigentlich muss man das nicht erklären, aber trotzdem scheitert es oft schon an diesen Grundregeln.
Wer: Wenn man eine Aufgabe übergibt, so muss das klar erkennbar für alle sein. Nicht nur die Person selbst, sondern alle im Team müssen wissen, dass ab nun die Aufgabe bei Person X und nicht mehr bei Ihnen liegt. Achten Sie darauf, dass Sie eine Zusage für die Übernahme der delegierten Aufgabe von der Person X bekommen.

Was: detaillierte Beschreibung der Aufgabe. Präzise Formulierungen und Erklärungen helfen dem Ausführenden zu verstehen warum und wie wichtig diese Aufgabe ist. Auch ist wichtig, welches Ergebnis Sie erzielen möchten.

 

Wann: genauer Zeitrahmen ist äußerst wichtig. Und bitte Vorsicht: so schnell wie möglich ist keine Zeitangabe! Bis Herbst ebenso nicht – geben Sie genaue Zeitangaben – sonst wird das nichts.

Wichtig: Wann, heißt nicht wenn Sie fertig sind, sondern ist ein genauer Zeitpunkt!

2. Tipp: AN WEN DELIGIERT MAN

Diese Frage kennen Sie? Wer ist der richtige für diese Aufgabe?  Es gibt da eine Person A, die das sicher sehr gut erledigen kann und eine Person B, bei der man wesentlich mehr Zeit investieren muss, damit die Aufgabe korrekt ausgeführt werden kann.

Fast jeder würde sich nun für Person A entscheiden, es geht einfacher und schneller. Aber ist das immer die richtige Wahl?

Natürlich sind Sie selbst als Experte der am Besten geeignete, danach kommt direkt Person A. Wenn Sie aber auf Dauer alles an Person A übergeben, ist diese schnell überfordert oder auch gelangweilt.

Wählen Sie daher eine ruhigere Phase, in der Sie etwas mehr Zeit für das Erklären der Aufgabe finden und übergeben Sie diese Arbeit probeweise oder für einen absehbaren Zeitraum an Person B. Dazu  später mehr.

Im Besten Fall haben Sie jetzt mit Person B eine neue Fachkraft für diese Aufgabe gefunden. Und wenn es nicht klappt, dann können Sie die Aufgabe immer noch von Person A übernehmen lassen.

Wenn es funktioniert, dann haben Sie zusätzlich für Person A freien Zeitraum geschaffen und so können Sie dieser Person weitere Aufgaben von Ihnen übergeben.

Eine WIN -WIN Situation.

3. Tipp: WANN DELIGIERT MAN

Wann ist eigentlich der richtige Zeitpunkt gekommen, eine Aufgabe zu übertragen? Oder richtiger gefragt, bei welchem Reifegrad eines MA sollte man Aufgaben übertragen?

Die Antwort ist: Wenn Sie das Gefühl haben, der MA ist zu 80% reif für die übertragene Verantwortung. Wenn Sie nämlich länger warten, dann werden Sie nie Aufgaben delegieren. Der Grund liegt darin, dass es nicht so viele MA gibt, die zu 100% für Ihre zu delegierenden Aufgaben gibt – Sie müssen erst hineinwachsen.

Trauen Sie Ihren MA etwas zu und wagen Sie den Versuch. Auch wenn Sie ab und an einen Rückschlag erleiden , so überwiegt bestimmt die positive Erfahrung, wenn Sie es nicht ausschließlich mit C Mitarbeitern zu tun haben.
Falls das zutrifft, haben Sie aber ein weitaus größeres Problem, als das Delegieren .

Die richtigen Entscheidungen treffen, ist oft nicht einfach

4. Tipp: WARUM GERADE ICH

Es ist sehr wichtig, dass Sie bei den zu delegierenden Aufgaben erklären, warum Sie gerade diese Aufgabe delegieren und warum Sie dafür gerade diesen Mitarbeiter ausgewählt haben.

Diese Erklärung nimmt dem Team das Gefühl, dass Sie nur Arbeiten los werden wollen und hebt die Wichtigkeit hervor.

Beispiel:  Sie möchten die tägliche Routine der Kontrolle der Desinfektionspläne übergeben. Sie könnten erklären, wie wichtig diese Kontrolle, gerade jetzt in Zeiten von Covid-19 geworden ist. Wieviel davon abhängt, diese Kontrollen zu dokumentieren- im Ernstfall- und wie groß der Druck ist, die Desinfektionen rechtzeitig und richtig durchzuführen.
Anschießend erklären Sie, warum Sie gerade die Person X für diese Kontrolle ausgewählt haben. Beispielsweise könnten Sie erwähnen, dass Sie beobachtet haben, wie zuverlässig und genau Person X ist. Dass Ihnen der hohe Sauberkeitsstandard bei Person X aufgefallen ist und Sie deshalb der Meinung sind, das Person X mit dieser Verantwortung umgehen kann.

5. Tipp: SCHAFFEN SIE EINE RÜCKZUGSMÖGLICHKEIT OHNE VERLUSTE

Wenn Sie eine Aufgabe delegieren und es erweist sich als Fehler, weil eventuell die Person nicht dazu geeignet war, oder die Aufgabe nicht zeitgerecht erledigt wird, müssen Sie der Person die Aufgabe wieder entziehen. Das hinterlässt in jedem Fall einen sehr schlechten Beigeschmack.

Vermeiden können Sie das, indem Sie Einführungsphasen planen. Übergeben Sie eine Aufgabe für einen bestimmten Zeitraum, sozusagen als Probe. Erklären können Sie das, indem Sie verkünden, dass Sie derzeit gerade so  ausgefüllt mit Arbeit sind, dass Sie eine vorübergehende Hilfe benötigen.

Erweist sich der MA der Aufgabe gewachsen, so können Sie die Aufgabe permanent übergeben, vielleicht sogar mit einem kleinen Ritual, für alle sichtbar! So können Sie sich neuen Aufgaben widmen.

Erweist sich der MA der Aufgabe nicht gewachsen, so können Sie ohne Probleme die Aufgabe wieder selbst übernehmen – ohne Gesichtsverlust von seitens des MA oder Ihrerseits – denn es war ja nur ein Zeitrahmen vereinbart.

Ist das Ganze ein Desaster und funktioniert überhaupt nicht, so können Sie sogar vor Zeitablauf der Testphase das Projekt wieder an sich nehmen, indem Sie erklären, dass Sie nun wieder mehr Zeit haben. Sie können sich höflich bedanken für die Aushilfe und niemand ist verstimmt oder fühlt sich gedemütigt.

Wenn es nicht gut gelaufen ist, müssen Sie als Führungskraft aber hinterfragen, weshalb es nicht geklappt hat. Haben Sie den MA überschätzt oder die falsche Aufgabe übertragen? Ist vielleicht gerade dieser MA für ganz andere Aufgaben besser geeignet?

Verlieren Sie nicht Ihr Gesicht und helfen Sie Ihrem MA seines zu bewahren…

6. Tipp: KONTROLLIEREN SIE

Natürlich kann man nicht einfach nur eine Aufgabe übergeben und dann abwarten was passiert.

Am einfachsten ist es rote Punkte zu setzen. Was kontrollieren Sie wann? Beispielsweise könnten Sie einen im oberen Beispiel ein wöchentliches Gespräch vereinbaren und sich die Unterlagen für die Desinfektion vorlegen lassen. Dabei gleich abklären ob alles gut funktioniert, oder ob es eventuell Probleme gibt.

Wenn Sie nicht kontrollieren, sollten Sie sich nicht wundern, wenn nach einiger Zeit nichts mehr klappt.
Verlangen Sie aber auch nicht, dass Ihr MA alles genau so erledigt, wie Sie das gemacht haben. Es gibt immer mehrere Wege und nicht nur Ihrer muss zwingend der Richtige sein.

Möglicherweise hat Ihr MA eine bessere Idee. Fordern Sie ihn auf, eigene Ideen einzubringen und loben Sie, wenn es gute Ideen gibt.

Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen und genügend Selbstdisziplin Ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen!
Theodor Roosevelt

7. Tipp: Keine RÜCKDELEGATION

Vielleicht ist Ihnen das auch schon mal passiert. Sie haben eine Aufgabe übergeben, aber nach einiger Zeit kommt der MA zu Ihnen und erklärt, dass er mit der Aufgabe nicht weiterkommt, sicher überfordert fühlt, oder sie zeitlich nicht schafft.

Möglicherweise kommt der MA gerade dann zu Ihnen, wenn Sie selbst unter Zeitdruck stehen. Das erhöht die Bereitschaft Ihrerseits dem MA die Aufgabe wieder abzunehmen, oder Ihn zu entlasten.

Hier spricht man von Rückdelegation.
Geschickt ist es dem MA gelungen, Ihnen den „Affen“ zuzuschieben. In den USA hat sich folgendes Bild entwickelt: man hat mit einer Aufgabe einen Affen auf der Schulter sitzen, je nachdem, wer den Affen trägt, der trägt auch die Verantwortung für diese Aufgabe.
Passen Sie auf, dass Sie bei solchen Rückdelegationen nicht bald so viele Affen auf Ihrer Schulter sitzen haben, dass Sie diese nicht mehr schultern können oder einen ganzen Zoo eröffnen müssen.

Vermeiden können Sie das, indem Sie den MA bitten sich später nochmal an Sie zu wenden, nachdem er nochmals über eine eigenständige Lösung nachgedacht hat und Sie mehr Zeit haben sich damit auseinander zu setzen.

Versuchen Sie dann gemeinsam eine Lösung zu finden, ohne sich die Aufgabe rückdelegieren zu lassen.

Sie sehen, delegieren ist gar nicht so schwer. Es benötigt aber etwas Organisation. Man muss die Rahmenbedingungen einhalten oder Sie erschaffen.

In jedem Fall aber kommen Sie als Führungskraft früher oder später um das delegieren nicht herum. Wenn Sie nicht delegieren, werden Sie sich selbst überfordern und wichtige Aufgaben nicht mehr lösen können.  Nutzen Sie daher dieses wichtige Führungs – Instrument.

Im Rahmen meiner beratenden Tätigkeit biete ich Ihnen gerne meine Hilfe bei der Umsetzung an – bitte kontaktieren Sie mich unter: info@hm-tourismusconsulting.com

Viel Spaß und Erfolg bei der Umsetzung. Starten Sie damit noch heute!