Die Balanced Scorecard im Mittelstand!

Die „Balanced Scorecard“ ist ein Management System, das im Jahr 1994 erstmals im deutschen Sprachraum veröffentlicht wurde. Das aus Amerika stammende Tool, entwickelt von Kaplan und Norton, steuert alle unternehmerischen Prozesse auf ein Ziel hin.

Es unterstützt die Kommunikation und das Verständnis der Unternehmenswerte bei Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten und fördert damit der Zielerreichung zusätzlich.

Die „Balanced Score Card“ leitet aber auch einen Veränderungsprozess ein und nützt damit sowohl bei der Neueinführung, als auch im weiteren Verlauf dem Unternehmen deutlich bei der Umsetzung von Veränderungen.

Sie ist in vier klassische Bereiche gegliedert:

1. Finanzen: Was müssen wir tun, um unsere finanziellen Ziele zu erreichen?
2. Kunden: Was müssen wir tun um unsere Kunden zufrieden zu stellen?
3. Prozesse: Wie müssen wir unsere Prozesse (Arbeiten) gestalten, um im Sinne des Unternehmens erfolgreich zu sein?
4. Innovation: Welche Fähigkeiten müssen wir aufbauen, um uns im Sinne der Vision effizient weiterzuentwickeln?

Dabei kann man, je nach Unternehmenstyp natürlich vollkommen neue Bereiche definieren., die BSC an die eigenen Bedürfnisse anpassen und variabel gestalten!

Ziele, Maßnahmen sowie die Perspektiven stehen immer in Abhängigkeit zueinander. Um Kunden zufrieden zu stellen, bedarf es eines reibungslosen Prozesses im Unternehmen. Um Prozesse besser weiterentwickeln zu können, bedarf es einer kontinuierlichen Fort- und Weiterbildung usw.

Formulieren Sie für jeden der Bereiche konkrete, strategische Ziele! Anschließend vereinbaren Sie Aktionen zu deren Umsetzung und definieren Sie die Kennzahlen für die Messung. So wird die BSC verbindlich!

Die BSC ist durch ihre bildliche Darstellungsform auch sehr gut zum einfachen Verständnis geeignet!

Inwiefern ist eine BSC im Mittelstand notwendig?

Auch in klein- und mittelständischen Unternehmen ist ein längerfristiger Plan zur Erreichung eines definierten Zieles – eben eine Strategie – zu entwerfen und umzusetzen. Auf Themen wie: Basel II und III, Übernahmekonflikte, Mitarbeiterprobleme, Absatzprobleme und mehr kann die BSC eine Antwort geben. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Unternehmen mit einem oder 100 Mitarbeiter geführt wird. Transparenz wurde vor allem nach der Einführung von Basel II und Basel III notwendig und kann Ihr Rating bei den Banken entscheidend verbessern!

Ohne klare, strategische Ziele können wir uns nicht verbessern oder anders gesagt:

 

„Nachdem wir das Ziel endgültig aus den Augen verloren hatten,
verdoppelten wir unsere Anstrengungen!“
Mark Twain

Es ist nicht effektiv, ständig neuen Trends zu folgen, ohne eine Vision und klare Ziele zu haben.

Wann sollte eine BSC eingeführt werden?

Die „Balanced Scorecard“ eignet sich im Besonderen zur Unternehmenssteuerung. Befindet sich das Unternehmen in einer Phase der kontinuierlichen Überlastung, fehlt die Zeit für Zukunftsplanung bzw. sogar für das operative Tagesgeschäft. So kommt es zu Unzufriedenheit. Die Weiterentwicklung des Unternehmens wird gehemmt. Gerade in dieser Situation ist die BSC eine große Hilfe.

Sie hilft, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden und verschafft dem Unternehmer einen Überblick über die wichtigsten Ziele und Maßnahmen.

Auch wenn Unternehmen spezifische Veränderungsprozesse einleiten wollen, ist die Einführung der BSC sinnvoll – z.B. bei Schwierigkeiten mit Kunden oder Mitarbeitern, bei Stagnation von Umsätzen oder Leistungen.

Wann sollte eine BSC nicht eingeführt werden?

Bedenken Sie, dass die Einführung einer BSC Zeit in Anspruch nimmt. Deshalb sollte Sie nicht unter Zeitdruck eingeführt werden. 
In Krisensituationen sollte man auch auf die Einführung einer BSC verzichten und zuerst die Krise bewältigen. Nach der Behebung der unmittelbaren Bedrohung muss die Ursache der Krise analysiert werden und erst dann sollte eine BSC eingeführt werden.

Solche Krisensituationen könnten sein:

• finanzielle Probleme, drohende Illiquidität
• Materielle Probleme, Verlust von Infrastruktur
• Gravierende personelle Probleme wie das Abwandern von zentralen Mitarbeitern

Wenn Sie sich aber zur Einführung einer BSC entschlossen haben, werden Sie sich schon bald über den Erfolg freuen können. Die Arbeit, die dahinter steckt, wird sich, wenn sie richtig gemacht ist, lohnen und gute Ergebnisse erzielen.

Was ist bei der Einführung einer BSC zu beachten?

• Die Mitarbeiter, Ihr Wissen und Ihre Arbeitsweise sind die Quelle der effektiven Wertschöpfung. Sie bestimmen dadurch die Zufriedenheit der Kunden
• Setzen Sie eine BSC in der Höhe der Komplexität Ihres Unternehmens ein – drei Mitarbeiter benötigen eine andere Führung als 300.
• Die Bereitschaft des Unternehmers, über Strategien und Ziele zu sprechen, muss vorhanden sein
• Haben Sie keine Angst vor Delegierung
• Es muss eine Vision oder ein Zielsystem vorhanden sein, wohin sich das Unternehmen entwickeln soll.
• Gestalten Sie Ziele messbar und erreichbar!
• Es geht nicht darum, dem Unternehmen neue Werte aufzudrängen, sondern bestehende Werte zu verstärken.
• Werte müssen für alle gelten und ganz besonders für die Führungspersönlichkeiten.
• „Was macht unser Unternehmen einzigartig“ darf bei der Interpretation der Ziele nicht fehlen.
• Mit der BSC nehmen Sie bewusst nicht nur rein finanzwirtschaftliche Ziele in den Zielkatalog auf.
• Neue Verpflichtungen werden am besten akzeptiert, wenn die Betroffenen bereits bei der Definition der Maßnahmen mit eingebunden sind. Auch aus diesem Grund setzt die BSC auf die Beteiligung aller Führungskräfte am Prozess.
• Eine BSC – Einführung berührt als Veränderungsprozess die Menschen im Unternehmen nicht nur als Macher von Funktionen, sondern auch als soziale Wesen. Deshalb sollten auch die sozialen Fähigkeiten der MA berücksichtig werden.
• Nicht die Theorie darf im Vordergrund stehen, sondern die praktische Realisierung von geplanten Veränderungen. Das Problem muss zuerst genau definiert werden und dann werden erst Maßnahmen zur Veränderung geplant.
• Kritische Personen werden oft zu den stärksten Befürwortern und kreativsten Mitarbeitern bei der Umsetzung, wenn Sie sie vom Nutzen und der Richtigkeit der Vorgehensweise überzeugen können. Oft sind sie auch Meinungsbildner bei anderen Mitarbeitern.
• Da mittelständische Unternehmen sehr oft eine ausgeprägte Tradition des „Selbermachens“ haben, sollte der Planung eines neuen Themas auch besonderes Augenmerk gewidmet und die Unterstützung durch eine professionelle Beratung zumindest in den ersten drei Projektphasen erwogen werden.
• Die Einführung einer BSC ist ein Veränderungsprojekt, das in zeitlicher, finanzieller und personeller Hinsicht besonders hohe Anforderungen an das Unternehmen stellt.Es sollte daher ausreichend und gewissenhaft geplant werden.*

Wer hat welche Aufgaben bei der Erstellung einer BSC?

Hier kommt ausnahmsweise das Top-down-Prinzip zum Einsatz. Das oberste Prinzig, nämlich Vision und Unternehmens-Strategie müssen von der Geschäftsführung, bzw. vom Eigentümer kommen.
Danach folgen Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen – diese sollten von Geschäftsführern und Abteilungsleitern, eventuell mit der Geschäftsführung gemeinsam erarbeitet werden. 
Die Einzelziele und Maßnahmen werden dann von den Mitarbeitern und den Abteilungsleitern gemeinsam entwickelt.

Diejenigen Personen, die die Maßnahmen realisieren sollen, müssen auch die Möglichkeiten haben, die Ziele zu erfüllen. Der Unternehmer muss daher den Mitarbeitern Verantwortung übertragen und sie in die Erarbeitung der Ziele miteinbeziehen. Ein selbst erarbeitetes Ziel wird sicher mehr verfolgt werden, als ein vorgesetztes.

Arbeiten Sie in Teams und achten Sie auf Diversität in den Teams. Das Verständnis füreinander wird dadurch gestärkt. Geben Sie klare Spielregeln vor: Störungen beseitigen (Handys), jeder darf sprechen, Zeit und Ziel und Moderation festlegen, keine Hackordnungen, ausreichend Pausen machen…….

 Was ist bei der Erstellung einer BSC zu beachten?

• • Nutzen Sie möglichst keinen unternehmensinternen Bereich für die Erstellung der BSC.

  Neue Räume bieten neue Ideen und schaffen Freiraum in den Köpfen.

  • Sorgen Sie für möglichst viel Dokumentation auf Flip Charts, Bögen oder Zetteln mit bunten Stiften und Schreibern. Wir sind visuelle Wesen und so verankert sich das Gesagte doppelt.
  • Verbindlichkeit muss von Anfang an gegeben sein. Jeder der mitarbeitet verpflichtet sich zeitgleich zu etwas. Am besten sofort eine Liste anlegen lassen: Wer macht was bis wann?
  • Achten Sie darauf, dass immer ein Zusammenhang zwischen dem obersten Ziel – der Vision und den Unterzielen besteht.
  • Seien Sie kein Kommunikationsmuffel. Die BSC bildet den Kern des Veränderungsmanagements und damit muss jeder Mitarbeiter ausreichend informiert werden. Lassen Sie kritische Worte und Diskussionen zu, denn nur so kann es zu einem tieferen Verständnis kommen.
  • Eine BSC soll kontinuierlich weiterentwickelt werden. Etwa jährlich kann man Überprüfungen und Veränderungen in Hinblick auf die Angemessenheit der Ziele überdenken. So entwickelt sich die BSC zu einem festen Führungssystem in Ihrem Unternehmen.
    
    

  *Hans Jörg Vohl, 2015

Falls Sie noch mehr Interessen an der Balanced Scorecard haben, lesen Sie gerne meinen nächsten Beitrag dazu!